Aufgaben des Beraters
Ihr Weg zur Zertifizierung: Aufgaben des ISO Beraters
Die Zertifizierung nach einer ISO Norm ist ein entscheidender Schritt, um die Qualität und Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. Ein Berater spielt dabei eine zentrale Rolle. Hier erfahren Sie, wie wir Sie auf diesem Weg unterstützen.
Was macht ein ISO-Berater konkret?
Ein ISO-Berater unterstützt Unternehmen dabei, die Anforderungen einer ISO-Norm in ein funktionierendes Managementsystem zu übertragen. Dazu gehören je nach Ausgangslage die GAP-Analyse, Projektplanung, Dokumentation, interne Audits und die Vorbereitung auf das Zertifizierungsaudit.
Bei standardISO endet die Unterstützung nicht bei der Dokumentation. Auf Wunsch übernehmen wir auch die Abstimmung mit der Zertifizierungsgesellschaft, holen das Zertifizierungsangebot ein, koordinieren Termine und unterstützen die Kommunikation mit den eingesetzten Auditoren.
Welche Aufgaben übernimmt ein ISO-Berater?
Der konkrete Umfang richtet sich nach der Norm, Ihrem vorhandenen Managementsystem und den internen Kapazitäten. Nicht jedes Unternehmen benötigt eine vollständige Einführung. Einzelne Aufgaben können gezielt übernommen werden.
GAP-Analyse und Bestandsaufnahme
Zuerst wird geprüft, welche Prozesse, Dokumente, Verantwortlichkeiten und Nachweise bereits vorhanden sind. Offene Anforderungen werden identifiziert und priorisiert.
Projekt- und Maßnahmenplanung
Aus den offenen Punkten entsteht ein konkreter Maßnahmenplan. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Termine werden festgelegt, damit das ISO-Projekt überschaubar bleibt.
Prozesse und Verantwortlichkeiten
Gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern werden relevante Prozesse, Schnittstellen, Rollen und Verantwortlichkeiten beschrieben und sinnvoll geregelt.
Dokumentation erstellen und überarbeiten
Vorhandene Unterlagen werden genutzt und fehlende dokumentierte Informationen ergänzt. Ziel ist eine verständliche digitale Dokumentation, die zu den tatsächlichen Abläufen passt.
Umsetzung im Unternehmen begleiten
Normanforderungen werden verständlich erklärt und mit den zuständigen Mitarbeitern in die Praxis übertragen. Das Managementsystem soll im Alltag funktionieren und nicht nur für das Audit existieren.
Internes Audit und Managementbewertung
Vor dem Zertifizierungsaudit wird das Managementsystem intern geprüft. Festgestellte Abweichungen und offene Maßnahmen können anschließend gezielt bearbeitet werden.
Zertifizierungsgesellschaft und Auditoren koordinieren
Auf Wunsch übernehmen wir die organisatorische Abstimmung mit der Zertifizierungsgesellschaft, holen das Zertifizierungsangebot ein und koordinieren Zertifizierungsumfang, Termine und die Kommunikation mit den eingesetzten Auditoren.
Stage 1 und Stage 2 vorbereiten und begleiten
Wir bereiten Ihr Unternehmen auf die Zertifizierungsaudits vor, klären offene Punkte und begleiten Sie auf Wunsch während Stage 1 und Stage 2. Die Zertifizierungsentscheidung trifft ausschließlich die unabhängige Zertifizierungsgesellschaft.
Wer kümmert sich um die Kommunikation mit der Zertifizierungsgesellschaft?
Sie müssen die organisatorische Abstimmung mit der Zertifizierungsgesellschaft nicht zusätzlich selbst übernehmen. Wenn gewünscht, begleiten wir diesen Teil des Projekts ebenfalls.
Dazu können die Anfrage und Einholung des Zertifizierungsangebots, die Abstimmung des Zertifizierungsumfangs, die Terminplanung sowie die Kommunikation mit der Zertifizierungsgesellschaft und den eingesetzten Auditoren gehören.
Durch praktische Erfahrung im Audit- und Zertifizierungsumfeld sind uns die üblichen Abläufe und Abstimmungswege vertraut. Organisatorische und fachliche Fragen können dadurch frühzeitig geklärt werden.
Beratung und Zertifizierung bleiben dabei klar getrennt. Die Auditfeststellungen und die Entscheidung über eine Zertifizierung liegen ausschließlich bei der unabhängigen Zertifizierungsgesellschaft.
Zertifizierungsgesellschaft auswählen →Erstellt ein ISO-Berater die komplette Dokumentation?
Ein ISO-Berater kann bei der Erstellung und Überarbeitung der erforderlichen dokumentierten Informationen unterstützen. Sinnvoll ist jedoch nicht, dem Unternehmen ein fertiges Standardsystem überzustülpen.
Zuerst prüfen wir, was bereits vorhanden ist. Bestehende Prozessbeschreibungen, Formulare, Verantwortlichkeiten und Nachweise werden weiterverwendet, wenn sie geeignet sind. Fehlende Inhalte werden gemeinsam ergänzt.
- Vorhandene Dokumente prüfen
- Veraltete und doppelte Inhalte identifizieren
- Fehlende dokumentierte Informationen ergänzen
- Prozesse und Zuständigkeiten verständlich darstellen
- Bearbeitbare Vorlagen bereitstellen
- Digitale und übersichtliche Struktur aufbauen
Was muss das Unternehmen selbst machen?
Ein Managementsystem kann nicht vollständig von außen betrieben werden. Die tatsächlichen Prozesse, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten liegen im Unternehmen.
Geschäftsleitung und zuständige Mitarbeiter liefern deshalb Informationen zu den bestehenden Abläufen, treffen notwendige Entscheidungen und setzen vereinbarte Regelungen im Tagesgeschäft um.
- Prozesse und tatsächliche Abläufe erklären
- Verantwortlichkeiten festlegen
- notwendige Entscheidungen treffen
- vereinbarte Prozesse im Alltag anwenden
- erforderliche Nachweise führen
- Normanforderungen verständlich übersetzen
- notwendige Maßnahmen strukturieren
- Dokumentation vorbereiten und überarbeiten
- Umsetzung prüfen
- Auditvorbereitung koordinieren
Kann ein ISO-Berater das interne Audit durchführen?
Ein internes Audit prüft, ob das Managementsystem die vorgesehenen Anforderungen erfüllt und ob die festgelegten Prozesse in der Praxis umgesetzt werden.
standardISO führt interne Audits als eigenständige Leistung oder im Rahmen eines Beratungsprojekts durch. Dabei müssen die für das jeweilige Managementsystem geltenden Anforderungen an die Objektivität und Unparteilichkeit der Auditdurchführung berücksichtigt werden.
Interne Audits und Lieferantenaudits →
Was passiert, wenn im Audit Abweichungen festgestellt werden?
Eine Abweichung bedeutet nicht automatisch, dass das gesamte ISO-Projekt gescheitert ist. Entscheidend ist, die Ursache zu verstehen und geeignete Korrekturmaßnahmen festzulegen.
Wir unterstützen bei der Analyse der Feststellung, bei der Entwicklung geeigneter Maßnahmen und bei der Vorbereitung der erforderlichen Nachweise. Die abschließende Bewertung einer Abweichung bleibt Aufgabe der zuständigen Zertifizierungsgesellschaft.
Kann ein ISO-Berater ein bestehendes Managementsystem verschlanken?
Ja. ISO-Beratung ist nicht nur für eine erstmalige Zertifizierung sinnvoll. Bestehende Managementsysteme können über Jahre unnötig umfangreich werden.
Wir prüfen vorhandene Strukturen, Dokumente und Prozesse und identifizieren beispielsweise Dopplungen, veraltete Regelungen oder unnötig komplizierte Abläufe. Ziel ist eine nachvollziehbare Dokumentation, die tatsächlich genutzt wird.
Kann ein ISO-Berater mehrere Managementsysteme zusammenführen?
Managementsysteme müssen nicht vollständig getrennt voneinander aufgebaut werden. Bei mehreren Normen können gemeinsame Prozesse und Strukturen in einem integrierten Managementsystem gebündelt werden.
Das kann beispielsweise Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Umweltmanagement nach ISO 14001 und Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement nach ISO 45001 betreffen.
Gemeinsame Themen und Prozesse werden dabei möglichst einheitlich geregelt, während normspezifische Anforderungen weiterhin berücksichtigt werden.
Informationen zur Managementsystem-Dokumentation →Brauche ich für eine ISO-Zertifizierung einen ISO-Berater?
Nein. Ein Unternehmen kann ein Managementsystem grundsätzlich auch mit eigenen Mitarbeitern aufbauen und sich anschließend unabhängig zertifizieren lassen.
Externe Unterstützung ist vor allem dann interessant, wenn Normkenntnisse, Zeit oder interne Kapazitäten fehlen oder wenn ein Zertifizierungstermin bereits feststeht und die noch offenen Aufgaben strukturiert bearbeitet werden sollen.
- ein Großkunde ein Zertifikat verlangt,
- eine Ausschreibung eine ISO-Zertifizierung voraussetzt,
- intern die notwendige Normkenntnis fehlt,
- Dokumente oder Nachweise noch fehlen,
- das Zertifizierungsaudit bereits geplant ist,
- interne Kapazitäten für das Projekt fehlen.
Fragen zu den Aufgaben eines ISO-Beraters
Ein ISO-Berater unterstützt Unternehmen bei der Übertragung von Normanforderungen in die betriebliche Praxis. Je nach Auftrag gehören dazu GAP-Analyse, Projektplanung, Prozessgestaltung, Dokumentation, internes Audit, Managementbewertung und Zertifizierungsvorbereitung.
Ja. Die Beauftragung eines Beraters ist grundsätzlich keine Voraussetzung für eine Zertifizierung. Unternehmen können das Managementsystem selbst aufbauen. Externe Beratung kann insbesondere bei fehlender Erfahrung, knappen Kapazitäten oder einem engen Zeitplan unterstützen.
Der Berater kann Dokumente und Vorlagen vorbereiten oder überarbeiten. Die Inhalte müssen jedoch zu den tatsächlichen Prozessen des Unternehmens passen. Deshalb werden bestehende Abläufe und Unterlagen gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern aufgenommen und berücksichtigt.
Das kann Bestandteil der Beratung sein. standardISO kann auf Wunsch die Anfrage vorbereiten, das Zertifizierungsangebot einholen und die organisatorische Abstimmung mit der Zertifizierungsgesellschaft begleiten.
Auf Wunsch übernehmen wir auch diese Koordination. Dazu können die Abstimmung von Auditterminen, benötigten Unterlagen und organisatorischen Fragen mit der Zertifizierungsgesellschaft und den eingesetzten Auditoren gehören.
Eine Begleitung kann vereinbart werden. Der Berater kann bei der Vorbereitung helfen, organisatorische Fragen koordinieren und während des Audits unterstützen. Auditfeststellungen und Zertifizierungsentscheidung bleiben Aufgabe der unabhängigen Zertifizierungsgesellschaft.
Ja. Der Berater kann bei Ursachenanalyse, Korrekturmaßnahmen und der Vorbereitung geeigneter Nachweise unterstützen. Die abschließende Bewertung der Maßnahmen erfolgt bei einem Zertifizierungsaudit durch die Zertifizierungsgesellschaft.
Ja. Abhängig von der Ausgangslage können beispielsweise nur eine GAP-Analyse, die Überarbeitung der Dokumentation, ein internes Audit oder die Vorbereitung auf ein bevorstehendes Zertifizierungsaudit beauftragt werden.
Welche Aufgaben sollen wir für Sie übernehmen?
Wir prüfen Ihre Ausgangslage und klären, welche Aufgaben intern bereits abgedeckt sind und wobei externe Unterstützung sinnvoll ist.
